警備業界に特化した管制業務の「一元管理」が導入の決め手

導入前の管制業務に関する課題を教えてください

出口さん：プロキャス警備を導入する前、関東警備ではシフトや原価などの情報管理をExcelや紙で行っていました。
管制担当が各支店と本社に一人ずつ配置されていたものの、業務が属人化しブラックボックスみたいなものでした。
どこの現場に誰が行っているのか把握できず、非常に仕事がしづらかったと聞いています。

今関さん：現場スタッフの上下番報告は日報、遅刻連絡は電話ベースで、情報の即時性や正確性にも課題がありました。

プロキャス警備の導入のきっかけは何ですか？

出口さん：約半年前に、前社長と管制担当が同時に退職するという転換点がありました。
そんなタイミングで、プロキャス警備の営業の方が来てくださり、警備業界に特化したシステムだと話を聞く中で、管制業務に加えて請求書の発行や給与計算まで一元管理できる点に惹かれました。まさに渡りに船でしたね。

今関さん：隊員の中には高齢でスマホも持っていない方もいるのでITツールを使いこなせるのか…という心配も、もちろんありましたが「ガラケーでも使える」点も良かったです。今や使いこなせていない人もいないし、現場からの評判も良いです。

出口さん：将来的には、社労士に依頼している給与計算のコスト削減にもつなげたいという点も視野に入れ導入を決断しました。

手作りマニュアルと勉強会で定着を促進！コミュニケーションの場としても活用

隊員さんたちの反応はいかがでしたか？

出口さん：導入後は、警備業務を終えた隊員の皆さんに社内の研修室へ集まってもらい、勉強会を実施しました。
関東警備の隊員の最高年齢は76歳ですが、最近は採用活動も再開し、20代の若い隊員も加わっています。
平均年齢は40代と、業界内では比較的若い方かもしれません。そういった背景もあってか、移行期間は約2週間と非常にスムーズでした。

今関さん：当時は社長自らがPowerPointでオリジナルマニュアルを作成し、勉強会で説明していましたね。
中には22時近くまでかかった日もありましたが、隊員と直接顔を合わせ、不満や不安の声を聞き取れる貴重な機会でもありました。
コミュニケーションの場としても非常に良いタイミングだったと感じています。

シフト提出は"一発登録"で業務の劇的効率化に

導入から約半年たちますが、活用が定着し業務改善効果は感じられますか？

出口さん：これまでは、隊員が提出したシフトを管制担当がExcelに入力し、各現場へ落とし込むという工程がありましたが、今はその作業が一切不要になりました。
一発でシステムに反映されるので、作業時間は劇的に短縮されています。
これまでブラックボックスだったものが「見える化」されたことも非常に助かっています。

今関さん：数字での定量的な評価はこれからですが、管制業務に関しては感覚的にも確実に“ラクになった”という実感があります。
今は、管制担当と給与計算・請求書管理担当と大きく分けて2人で行っていますが、今後は一緒にして1人で担当しても良いかなと思っているところです。
その実現に向けて、今後は給与計算機能の本格運用も予定しており、さらなる効率化を期待したいです。

「導入してよかった」現場で実感した手応えと広がる業界の反応

最後に、導入を迷っている企業へメッセージをお願いできますか？

出口さん：他社がどのような運用をされているのかにもよると思うのですが、関東警備としては、これまで大きなトラブルもなく導入して本当に良かったと感じています。最近では、知り合いの警備会社でもプロキャス警備を導入したという話を隊員さんから聞きました。

今関さん：警備業界は狭い世界ですから、良いと思われるシステムは口コミで広まることもあります。
今後もプロキャスにはぜひ良い形で進化を続けてほしいですね。機能改善やアップデートにも期待しています。