イベント事業で培った人材ビジネスの経験を活かし、警備業へ参入

警備業に参入された背景を教えてください。

弊社はもともとイベント事業を中心に展開しており、会社としては現在11期目です。
イベントと警備は一見すると違う業種に見えるかもしれませんが、実際には「人材を現場に配置する」という点でビジネスモデルが非常に近いと感じています。イベントでも警備でも、現場で働く人材を確保し、適切に配置することが重要です。

また、拠点としている香川県では、観光業やイベント関連の仕事も多く、人が集まる場所では警備のニーズが発生します。観光施設や地域イベントなど、人の往来が増える現場では安全確保が重要になるため、警備業としての役割も大きいと感じていました。

イベント事業では、協力会社やフリーランスの方に依頼する形で現場を回すことが多かったのですが、警備業では雇用スタッフを前提とし、労務管理を自社でしっかり行う必要があります。そこは今までとは大きく違う部分でした。今後の事業拡大を考えると、月間で500〜600人規模の稼働も想定されるため、これまでの管理体制では難しいと感じるようになりました。

Excel管理では限界。警備業の拡大とともに見えてきたバックオフィスの課題

導入前はどのような管理をされていたのでしょうか？？

シフトや案件の管理はExcelで行い、OneDriveで共有する形で運用していました。
ただ、シフトのマスターデータと隊員への連絡フォーマットが別だったため、同じ情報を転記する作業が発生していました。その結果、シフト表と隊員への連絡内容に不一致が生じることもありました。
案件管理をしている担当者であれば判断できるのですが、バックオフィスの担当者にはどちらの情報が正しいのか判断が難しい場面もあり、確認作業が増えてしまっていました。

複数システムの中から「プロキャス警備」を選択

管制システムはどのように比較検討されましたか？

管制システムの導入を検討する中で、同業者の集まりで「導入しているよ」と教えてもらったシステムや、ネット検索で見つけたサービスなどを調べ、最終的に4社ほど説明を聞いて比較しました。
その中でプロキャス警備を選んだ理由は、自社の業務との相性の良さでした。もともとイベント事業で人材配置の業務を行っていたこともあり、スポット案件に対して柔軟にシフトを組める仕組みは重要なポイントでした。

プロキャス警備はイベントスタッフのシフト管理システムをベースにしていると聞き、業務の流れが自社の運用と非常に近いと感じました。実際に説明を受けた際にも「これは自社の業務に合っている」と感じたことが、導入の決め手になりました。
また、複数のシステムを比較する中でも、スポット案件への対応やシフト作成の柔軟さはプロキャス警備が特に使いやすいと感じました。自社の業務フローに無理なく取り入れられる点も大きかったと思います。

気に入っていただけている機能はありますか？

日々の業務で特に便利だと感じているのは、シフト管理と連絡機能が一つのシステムの中で完結する点です。
以前はExcelで作成したシフト表と、隊員への連絡用のフォーマットが別になっていたため、同じ情報を転記する作業が必要でした。プロキャス警備ではシフト管理と連絡を同じシステムで行えるため、その作業が不要になり、管理がかなりシンプルになり、作業を減らすことができました。
また、給与計算の機能も使いやすく、勤務データをもとに処理がスムーズに進められる点は助かっています。

導入後に実感した変化。バックオフィスの安定感が大きく向上

プロキャス警備を導入して、どのような変化を感じましたか？

一番大きい変化は、バックオフィスの安定感が上がったことだと思います。
導入前は、シフト情報や勤務データの確認に手間がかかる場面もありましたが、システムで情報を一元管理できるようになったことで、バックオフィスの業務がかなりスムーズになりました。
また、勤務情報や給与計算に関する修正も日々確認できるようになったため、月末に作業が集中することがなくなりました。

その結果、「これなら人を増やしても管理が回る」と実感し、採用についても安心して前向きに進められるようになっています。

隊員の反応は？若い世代を中心にスムーズに運用

隊員の方の反応はいかがですか？

問題なく使ってもらっています。
弊社の隊員は平均年齢が比較的若く、平均すると29歳くらいなんです。そのためスマートフォン操作にも慣れている世代が多く、システムの利用はスムーズに進んでいます。
もちろん40代、50代の方もいますが、配信が届いていない場合は「届いていません」と連絡が来るなど、問題なく利用できている印象です。

導入時の工夫は入社手続きと合わせたシステム説明

隊員の方へのシステム説明はどのようにされていますか？

現在は入社手続きのタイミングで、システムの登録と使い方の説明を行っています。プロキャス警備の登録を行い、その場で基本的な使い方を説明するようにしています。
そのため、特別な説明会を設けなくても、入社の流れの中で自然にシステムを使えるようになっていますね。

「バックオフィスが弱い会社ほど導入すべき」導入企業からのメッセージ

最後に、プロキャス警備の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

バックオフィスが弱い会社ほど導入した方がいいと思います。 売上規模でいうと、年商5億円くらいまでの会社は、現場の勢いで事業を拡大してきた会社も多いと思います。現場の営業力や人材確保には強い一方で、労務や経理といったバックオフィスの体制が十分に整っていないケースも少なくないと思います。

ただ、警備業は労働集約型のビジネスなので、労務管理やシフト管理がうまく回らなくなると、事業そのものが止まってしまう可能性があります。
そうなる前に、システムを活用して仕組みを整えておくことが重要だと思います。日々の業務を安定して回すための基盤として、こうした管理体制は必要だと感じています。