「イベント業界に入ったのにメールしかしていない」と感じていた

まずは御社の事業内容と中村様の業務について教えてください。

当社はイベントプロモーションの企画・制作・運営を行っています。大阪本社のほか東京・名古屋に拠点があり、全国各地の案件を担当しています。キャラクターイベントが主力ですが、東京では展覧会の設営や運営なども手がけています。
私は主任として、人員や備品の手配、イベント企画の立案、社内改善プロジェクトなどを担当しています。

プロキャス導入前はどのような運用をされていましたか？

スタッフ募集はメール、実績報告はLINEや口頭、給与管理はExcelで行っていました。
アルバイトスタッフは約200名在籍しており、その管理を自分も含めて2名担当で対応していました。
案件を作成してメールを送り、返信を確認して配置を調整して…という作業を繰り返していたため、繁忙期はほぼ1日中メール対応をしているような状態でした。

当時、どのような課題を感じていましたか？

正直なところ、「イベント業界に入ったのにメールしかしていない」と感じていました。
案件作成だけでも1件あたり5分程度かかりますし、特に繁忙期は何十件もの案件が同時に動きます。その後も応募メールへの返信や調整が続くため、本来取り組みたい企画業務や改善業務に時間を使えませんでした。
ゴールデンウィークや夏、年末、年度末などの繁忙期は本当に忙しく、「年間休日とは何だろう」と思いながら働いていたほどでした。

IT業界出身だからこそ見えた「この運用は限界」という違和感

プロキャス導入を検討したきっかけを教えてください。

私はもともとIT業界でシステムエンジニアをしていました。
そのため入社後、システム化できる業務を手作業で行っていることに強い違和感がありました。
もちろん会社としてこれまでのやり方で運営してきた実績はありましたが、「もっと効率化できるはずだ」と感じていたんです。

実際にはどのようなミスが発生していましたか？

人員配置のミスやキャンセル連携漏れ、給与計算時の手当付与漏れなどです。
特に繁忙期は年間延べ1,000件近い案件が動くこともあります。メールとExcelを中心に管理していると、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。
手当の付け忘れが発生すると、翌月に持ち越して対応する必要があり、そのための確認や連絡も発生します。
こうした積み重ねを見て、「このままでは限界が来る」と感じるようになりました。

決め手は「誰でも使えるUI」と「必要機能が揃っていたこと」

数あるサービスの中でプロキャスを選んだ理由を教えてください。

複数のサービスを比較しましたが、必要な機能が一つにまとまっていたことが大きかったですね。
他社サービスだと欲しい機能がオプション扱いだったり、複数サービスを組み合わせなければ実現できなかったりするケースもありました。
その点、プロキャスは必要な機能が揃っていて、運用イメージが非常に描きやすかったです。

特に評価したポイントはありますか？

UIの分かりやすさです。
管理者側はもちろんですが、現場スタッフにとっても使いやすいことを重視していました。
当社には10年以上働いてくれているベテランスタッフも多く、40〜50代のコアスタッフが約30名います。この方たちに受け入れてもらえなければ導入は成功しません。
実際に画面を見た時に、「これなら大丈夫そうだ」と感じたことが導入の後押しになりました。

導入成功のポイントは“コアスタッフとの信頼づくり”

導入時に工夫したことを教えてください。

長年働いている40〜50代のコアスタッフの方々に理解してもらうことを意識しました。
当社には10年以上働いているベテランスタッフも多いため、いきなり全体へ展開するのではなく、まずはコアスタッフへ丁寧に説明し、「なぜ導入するのか」「何が便利になるのか」をしっかり伝えることから始めました。
特に意識したのは、機能の説明よりも「どれだけ業務が楽になるか」を伝えることです。実際に導入後のイメージを共有しながら説明したことで、問題なく受け入れてもらえたと思います。

導入はスムーズに進みましたか？

まず1か月間は社員だけで運用し、問題がないか確認しました。その後、スタッフにも1か月利用してもらい、実際の案件エントリーから勤務、給与確認まで一通り体験してもらいました。
説明会を開くことはできなかったため、現場で直接説明しながら進めました。
結果的には大きな混乱もなく定着しました。
最初は不安の声もありましたが、「使ってみたら意外と簡単だった」という反応が多かったですね。

給与計算は丸2日から約1時間に。管理業務を大幅に効率化

導入後、最も効果を感じている部分はどこですか？

勤怠管理と給与管理です。以前は案件登録やシフト管理だけで丸1日かかることもありました。
現在は案件登録が数分で終わり、シフト管理もほぼワンクリックで完了します。

給与管理にはどのような変化がありましたか？

経理担当の負担が劇的に減りました。以前は月末になると給与計算のために丸2日近くかかっていましたが、現在は1時間程度で終わります。
修正対応も容易になり、ミスも大幅に減りました。経理担当者からも非常に好評です。
案件登録、勤怠管理、給与管理のどれを取っても、もう以前の運用には戻れません。それくらい大きな変化でした。

若手スタッフの応募・紹介が増えたことも想定外の効果

導入後、想定外だった効果はありますか？

若いスタッフが増えたことです。大学生を中心に紹介経由で入ってくる人が増えました。
今の学生はメールを使う機会が少ないんです。実際に、「メールでやり取りするならやめておこうかな」という声を聞いたこともありました。
プロキャス導入後は、応募から勤務管理までアプリで完結できるようになりました。その結果、若い世代にとってのハードルが下がり、応募や紹介につながったのではないかと思います。
待遇だけでなく、「働きやすさ」や「使いやすさ」が選ばれる理由になっていることを実感しました。

導入効果は他拠点にも広がっていますか？

はい。東京支社での運用実績や効果が評価され、現在は名古屋支社でも導入しています。
導入当初はこちらに質問がくることもありましたが、現在はほとんど問い合わせもなく、各拠点でスムーズに活用できています。

今後の展望を教えてください。

今後はスタッフランクや属性管理などもさらに活用し、人材配置の最適化につなげていきたいと考えています。
イベント運営は人が中心の仕事です。アルバイトスタッフの質が、そのまま現場品質につながります。
だからこそ、土台となる管理体制を今後も強化していきたいですね。